バックオフィスを外注してもうまくいかない会社の特徴｜中小企業の組織づくりで本当に必要なこと

石井智美
6月22日
読了時間: 4分

「急ぎで事務をお願いしたいです」

ありがたいことに、日々さまざまな企業様からご相談をいただきます。

特に多いのが、

・社員が突然辞めてしまった

・経理や総務が属人化している

・社長がバックオフィス業務を抱えすぎている

・採用したのに定着しない

・在宅スタッフや業務委託がうまく機能しない

そんなタイミングです。

近年は、中小企業でも「バックオフィス外注」「オンライン秘書」「業務委託活用」を検討する会社が増えています。

実際、外部人材をうまく活用できる会社は、業務効率もスピードも大きく変わります。

ただその一方で、

「外注したのに、なぜかうまく回らない」

というケースも少なくありません。

今回は、実際に多くの企業様と関わる中で感じた、

“バックオフィスを外注してもうまくいかない会社の特徴”

についてお話ししたいと思います。

バックオフィスを外注しても、なぜかうまくいかない

これまで多くの中小企業を見てきて感じるのは、

“人手不足”そのものが問題なのではなく、

「組織が整理されていないこと」

が原因になっているケースが非常に多い、ということです。

例えば、

・誰が最終決裁者かわからない

・社長しか全体を把握していない

・業務フローが属人化している

・社員ごとにやり方が違う

・優先順位が曖昧

・「なんとなく」で仕事が進んでいる

・社員が本音を言いづらい

こうした状態のまま、新しい社員や外部スタッフを入れても、実はかなり大変です。

教える側も疲弊する。入った側も不安になる。結果として、

「思ったより任せられない」「結局、社長しかわからない」

という状態になりやすいのです。

「人を増やせば解決する」は意外とうまくいかない

中小企業では、

「忙しいから誰か入れよう」

となることがあります。

もちろん、それ自体は悪いことではありません。

ただ実際には、

“整理されていない組織”に人を増やしても、混乱が増えるだけ

ということも少なくありません。

特にバックオフィス業務は、

・情報共有・判断基準・優先順位・社内コミュニケーション

が非常に重要です。

ここが曖昧なままだと、外注先も動きづらくなります。

私自身、「任せること」を勘違いしていました

以前の私は、

「現場はNo.2に任せた方がいい」

と思っていました。

組織として回る会社にしたかったし、 No.2にも経験を積んでほしかったからです。

だから私は、あえて細かく入りすぎないようにしていました。

でも後から、スタッフと話して気づいたんです。

実はみんな、「代表と直接話したかった」と思っていたことに。

私はむしろ、

“代表より、現場責任者の方が話しやすいだろう”

と思っていました。

でもそれは、私の思い込みでした。

「話せると思っていること」と、「実際に話しやすいこと」は違う。

これは、組織づくりの中で大きな学びでした。

中小企業の組織づくりで本当に必要なこと

バックオフィスを外注する時に、本当に大切なのは、

単純な人数補充ではなく、

「誰が、何を、どこまで判断するのか」

を整理することだと思っています。

そしてもう一つ大切なのが、

“相談できる空気”

です。

制度やマニュアルが整っていても、

「これ聞いていいのかな」「今相談したら迷惑かな」

そんな空気があると、小さなズレがどんどん大きくなっていきます。

逆に、完璧に整っていなくても、

「まず話してみよう」

ができる会社は強い。

これは、社内スタッフでも、外部パートナーでも同じだと感じています。

アンドヴィオラが大切にしていること

私たちアンドヴィオラは、単なる事務代行ではなく、

「どうしたら、この会社が長く安定して回るか」

を考えながら伴走することを大切にしています。

だから時には、すぐに業務を請けるのではなく、

「まずは業務整理から始めましょう」

というお話をすることもあります。

遠回りに見えるかもしれません。

でも実はその方が、結果的に長く安定して回るケースが多いのです。

バックオフィスを外注する前に。

人を増やす前に。

まずは、 “今の組織がどんな状態なのか”

を見つめ直すこと。

それが、本当の意味での業務改善や組織づくりにつながるのかもしれません。